Cuándo usar Campañas, Inbox, Automatizaciones y Flujos en MiSender

MiSender reúne varias herramientas para conversar por WhatsApp, pero cada una resuelve una necesidad distinta. Esta guía te ayuda a elegir entre Campañas, Inbox, respuestas rápidas, Automatizaciones simples y Flujos antes de configurar nada.

Elige según el resultado que buscas

Quiero avisar lo mismo a muchos contactos

Utiliza una Campaña. Es la herramienta indicada para promociones autorizadas, recordatorios, avisos operativos, cobranza respetuosa, confirmaciones o novedades dirigidas a un segmento de contactos.

La campaña utiliza una plantilla de WhatsApp aprobada por Meta, toma como destinatarios los contactos de una o varias etiquetas y continúa procesándose en el servidor aunque cierres el navegador. Necesitas una suscripción activa de MiSender y contactos que hayan aceptado recibir este tipo de comunicación.

Antes de crearla, consulta Prerrequisitos antes de iniciar con la mensajería masiva. Después continúa con Cómo crear, enviar y monitorear campañas.

Una persona escribió y necesita atención

Utiliza el Inbox. Ahí el equipo puede leer el historial, responder, enviar archivos, buscar mensajes, filtrar conversaciones, agregar etiquetas, asignar agentes, detener o reanudar automatizaciones y ejecutar subflujos.

Los mensajes libres se pueden responder dentro de la ventana de atención de 24 horas que se abre o renueva cuando el cliente escribe. Si la ventana terminó, deberás reiniciar el contacto con una plantilla aprobada que corresponda al propósito del mensaje.

Consulta Cómo usar el Inbox de MiSender.

Mi equipo repite las mismas respuestas

Utiliza respuestas rápidas dentro del Inbox. Puedes guardar texto, imágenes o documentos frecuentes, ordenarlos y encontrarlos escribiendo una diagonal. El agente carga la respuesta, la revisa y después decide enviarla.

Solamente necesito un saludo o registro automático

Utiliza Automatizaciones simples. Permiten enviar una respuesta automática a todos los contactos o sólo a contactos nuevos, y guardar números entrantes con un nombre uniforme. La respuesta automática se limita a una vez por contacto durante un periodo de 24 horas para evitar repeticiones molestas.

Es la mejor opción para mensajes como “Recibimos tu mensaje; en breve te atiende una persona”. Consulta Cómo configurar Automatizaciones simples.

Necesito reglas, decisiones o varios pasos

Utiliza un Flujo. El owner puede crear procesos que detecten palabras, varias palabras, prefijos, contactos o etiquetas; envíen mensajes; agreguen etiquetas; asignen agentes; esperen una respuesta; simulen un tiempo de escritura; llamen otro flujo o detengan la automatización para entregar el caso a una persona.

Ejemplos: enviar “ventas” al agente comercial, pedir datos de un pedido paso a paso, etiquetar solicitudes de soporte o ejecutar desde el Inbox un subflujo de instrucciones. Consulta Cómo crear y administrar Flujos.

Comparación práctica

Cuándo sí conviene la mensajería masiva

Una campaña tiene sentido cuando existe un mensaje legítimo y oportuno para un grupo bien definido. Algunos casos adecuados son:

• Avisar a clientes que su pedido ya está listo.
• Recordar una cita a personas que la solicitaron.
• Comunicar un cambio de horario o una interrupción de servicio.
• Dar seguimiento a cotizaciones recientes con autorización.
• Enviar una promoción a contactos que aceptaron recibir ofertas.

No conviene enviar por enviar, utilizar bases compradas ni contactar personas que no reconocen a tu organización. Una lista grande no sustituye la relevancia: segmenta con etiquetas y envía solamente a quienes esperan el mensaje.

Cinco escenarios completos

1. Promoción con atención posterior

1. Clasifica con una etiqueta a quienes aceptaron promociones.
2. Crea y solicita autorización de una plantilla comercial.
3. Envía una Campaña solamente a esa etiqueta.
4. Cuando una persona responda, atiéndela en Inbox.
5. Asigna la conversación al agente de ventas y actualiza su etiqueta de estado.

2. Soporte que comienza con una palabra

1. Abre Automatizaciones → Editor de Flujos; después usa Acciones → Nuevo flujo y configura palabras como SOPORTE, FALLA o AYUDA.
2. Agrega la etiqueta SOPORTE.
3. Envía un acuse de recibo y asigna un agente.
4. Detén la automatización para que continúe una persona.
5. El agente resuelve en Inbox y marca el caso como RESUELTO.

3. Recordatorio de pago

1. Etiqueta únicamente a clientes con PAGO PENDIENTE.
2. Usa una plantilla aprobada con lenguaje claro, fecha y canal de ayuda.
3. Lanza la Campaña al segmento.
4. Revisa respuestas en Inbox y reasigna excepciones a cobranza.
5. Retira la etiqueta al registrar el pago para no incluirlo después.

4. Recepción fuera de horario

1. Abre Automatizaciones → Configuración básica y configura una respuesta que confirme la recepción. Guarda desde Acciones → Guardar configuración.
2. Indica el horario real y evita prometer una respuesta inmediata.
3. Al iniciar la jornada, filtra mensajes no leídos en Inbox.
4. Asigna responsables y atiende primero los casos urgentes.

5. Proceso repetible iniciado por un agente

1. Abre Automatizaciones → Editor de Flujos → Acciones → Nuevo flujo y crea un subflujo con instrucciones o preguntas recurrentes.
2. Actívalo.
3. Desde una conversación, el agente abre Flujos y selecciona el subflujo.
4. Confirma su ejecución y revisa el resultado antes de continuar.

Una combinación habitual que funciona bien

No tienes que elegir una sola herramienta para siempre. Una operación madura normalmente combina:

1. Campaña para el aviso inicial autorizado.
2. Flujo para reconocer la intención y clasificar la respuesta.
3. Agente asignado para hacerse responsable.
4. Inbox y respuestas rápidas para resolver con contexto.
5. Etiquetas para dejar registrado el estado y preparar futuras segmentaciones.

Lista de verificación antes de activar

• El número de WhatsApp está conectado y la suscripción de MiSender está activa.
• Los destinatarios dieron su consentimiento y reconocen a tu negocio.
• La plantilla fue autorizada por Meta cuando la comunicación la inicia el negocio.
• Las etiquetas identifican correctamente al público o al estado.
• Existe una persona responsable de revisar las respuestas.
• Probaste el recorrido con un contacto interno antes de usarlo con clientes.