Cómo usar el Inbox de MiSender: guía completa

El Inbox de MiSender es el centro de trabajo para atender las conversaciones de tu número de WhatsApp. Desde una sola pantalla puedes revisar mensajes, localizar conversaciones, responder con texto o archivos, utilizar respuestas rápidas, clasificar contactos con etiquetas, asignarlos a agentes y ejecutar acciones automatizadas.

Antes de comenzar

Para recibir y responder mensajes en el Inbox necesitas tener tu número de WhatsApp conectado con MiSender. Además, la cuenta debe conservar una suscripción activa. Si la suscripción vence, el Inbox aparecerá bloqueado y no podrás consultar ni responder las conversaciones hasta renovarla.

Si todavía no has conectado tu número, consulta Cómo conectar tu cuenta de WhatsApp a MiSender.

Entrar al Inbox

1. Inicia sesión en MiSender.
2. En el menú principal selecciona Chat. Esa es la entrada al Inbox de MiSender.
3. Espera unos segundos mientras se carga la lista de conversaciones.
4. Selecciona una conversación para abrir su historial.

Las conversaciones se ordenan por actividad reciente. Cada tarjeta puede mostrar las iniciales y nombre del contacto, su número, una vista previa del último mensaje, sus etiquetas, la fecha y el número de mensajes pendientes de leer.

Entender la lista de conversaciones

Mensajes no leídos

Una conversación con mensajes pendientes aparece destacada e incluye su cantidad de no leídos. MiSender también actualiza el contador general del Inbox. Al abrir la conversación, sus mensajes se marcan como leídos dentro de MiSender y el contador desaparece.

Cuando llegan mensajes nuevos, MiSender actualiza periódicamente la lista. Dependiendo del dispositivo y sus permisos, también puede actualizar el distintivo de la aplicación y reproducir un aviso de notificación.

Vista previa del último mensaje

La lista muestra una vista breve del contenido más reciente. Si el último movimiento lo envió tu equipo, comienza con Tú:. Para archivos y otros formatos puede mostrar indicadores como Imagen, Audio, Video, Documento, Sticker, Ubicación, Contacto o Reacción.

Modo ampliado

En una computadora puedes presionar el icono Ampliar inbox de la barra superior. Este modo utiliza más espacio de la pantalla para concentrarte en las conversaciones. MiSender recuerda la preferencia en ese navegador. Presiona nuevamente el icono para restaurar la vista normal.

Buscar conversaciones y mensajes

El buscador acepta parte del nombre, del número telefónico o del texto de un mensaje. No necesitas recordar la frase completa.

1. Haz clic en Buscar contacto o mensaje....
2. Escribe una palabra, nombre, teléfono o fragmento de una conversación.
3. Espera un instante; los resultados se actualizarán automáticamente.
4. Si la coincidencia fue encontrada dentro de un mensaje, MiSender muestra una vista previa del mensaje coincidente más reciente.
5. Abre el resultado para consultar su historial completo.

Ejemplos útiles: busca cotización para encontrar personas que hablaron de una cotización, los últimos dígitos de un teléfono para localizar un contacto, o el nombre de un producto mencionado anteriormente.

Usar los filtros

All

Muestra todas las conversaciones disponibles para tu usuario. Es la vista general del Inbox.

Unread

Muestra solamente las conversaciones que todavía tienen mensajes sin leer. Es especialmente útil para comenzar el día o verificar que ningún cliente se haya quedado sin revisar.

Filtro por etiqueta

Abre el selector que inicialmente dice Todas las etiquetas y elige una etiqueta. Verás únicamente los contactos clasificados con ella. Por ejemplo, puedes revisar CLIENTE, VENTAS, SOPORTE, URGENTE o PAGO PENDIENTE.

Filtros de tiempo

En el mismo selector puedes utilizar:

• Hoy: conversaciones con actividad durante el día actual.
• Últimas 24 horas: conversaciones cuya actividad más reciente ocurrió durante ese periodo móvil.
• Últimas 48 horas: amplía la revisión a los dos días anteriores.

Hoy y Últimas 24 horas no siempre producen el mismo resultado: Hoy comienza a medianoche, mientras que 24 horas cuenta hacia atrás desde el momento actual.

Limpiar filtros

Si no aparece una conversación que esperabas encontrar, vuelve a All, selecciona Todas las etiquetas y borra el texto del buscador. Con esto regresas a la vista general.

Etiquetar los resultados de una búsqueda

El botón con forma de etiqueta que se encuentra junto al buscador permite clasificar varios resultados en una sola operación.

1. Escribe primero un término en el buscador.
2. Opcionalmente activa Unread, una etiqueta o un filtro de tiempo para reducir el grupo.
3. Revisa que los resultados correspondan exactamente al grupo que deseas modificar.
4. Presiona el icono de etiqueta junto al buscador.
5. Elige una etiqueta existente o crea una nueva indicando su nombre y color.
6. Confirma la operación.

La etiqueta se aplica a los contactos que coinciden con la búsqueda y con los filtros actuales. El botón permanece deshabilitado cuando el buscador está vacío, lo que ayuda a evitar cambios masivos accidentales.

Abrir y leer una conversación

Al seleccionar una conversación, el encabezado muestra el nombre, el número normalizado de WhatsApp y sus etiquetas. Debajo aparece el historial en orden cronológico.

• Los mensajes recibidos y enviados se distinguen por su posición y estilo.
• Las imágenes y stickers se muestran dentro de la conversación.
• Los audios y videos incluyen controles para reproducirlos.
• Los documentos ofrecen un enlace para descargarlos.
• Los botones y respuestas interactivas se presentan como texto cuando Meta proporciona su título o identificador.
• Las fechas se adaptan a la hora local del navegador.

En los mensajes enviados se muestran estados de entrega semejantes a WhatsApp:

• Una marca: enviado.
• Dos marcas: entregado.
• Dos marcas destacadas: leído.
• Signo de admiración: el envío falló.

En teléfonos, al abrir una conversación MiSender cambia del listado al historial. Utiliza el botón para volver y elegir otra conversación.

Responder con texto

1. Selecciona una conversación.
2. Haz clic en Escribe un mensaje....
3. Redacta la respuesta.
4. Presiona Enviar o la tecla Enter.

Para insertar un salto de línea sin enviar, utiliza Shift + Enter. Mientras escribes, MiSender intenta mostrar al cliente el indicador de escritura de WhatsApp. Este indicador es informativo: si Meta no puede mostrarlo, tu mensaje todavía se puede enviar normalmente.

La ventana de atención de 24 horas de Meta

WhatsApp permite respuestas libres dentro de la ventana de servicio de 24 horas que comienza o se renueva cuando el cliente envía un mensaje. Dentro de ella puedes responder desde el Inbox con texto y adjuntos permitidos.

Cuando esa ventana ya terminó, Meta puede rechazar un mensaje libre. Para volver a iniciar la conversación debes utilizar una plantilla aprobada por Meta. Consulta Cómo crear y autorizar plantillas de WhatsApp en MiSender.

Enviar imágenes y documentos

1. Abre la conversación.
2. Presiona el botón del clip.
3. Selecciona una imagen o un archivo permitido.
4. Revisa el aviso que indica que el adjunto está listo.
5. Opcionalmente escribe un texto para acompañarlo.
6. Presiona Enviar.

El selector acepta imágenes y archivos PDF, Word, Excel, TXT y CSV. MiSender identifica si el archivo es una imagen o un documento y lo envía con el formato correspondiente.

Crear y administrar respuestas rápidas

Las respuestas rápidas guardan textos o archivos que el equipo utiliza con frecuencia. Sirven para horarios, ubicación, instrucciones, requisitos, listas de precios, catálogos o mensajes de seguimiento.

Crear una respuesta rápida

1. En la barra de respuestas rápidas presiona el botón +.
2. Selecciona Nueva respuesta.
3. Escribe un Título breve y reconocible, por ejemplo Horarios o Catálogo.
4. Elige el Tipo: Texto, Documento o Imagen.
5. Asigna el Orden. Los números menores aparecen primero.
6. Para Texto, redacta el contenido. Para Documento o Imagen, selecciona el archivo.
7. Define si permanecerá Activa.
8. Presiona Guardar.

Las respuestas activas aparecen como botones en la barra inferior. Utiliza las flechas laterales para recorrerlas cuando no caben todas en pantalla. Una respuesta inactiva permanece guardada para administración, pero no aparece para uso cotidiano.

Usar una respuesta rápida desde la barra

1. Selecciona la conversación.
2. Presiona el botón con el título de la respuesta.
3. MiSender prepara el texto o muestra el archivo listo para enviar.
4. Revisa el contenido y presiona Enviar.

Seleccionar una respuesta no la envía inmediatamente. Siempre tienes oportunidad de revisar la conversación antes de confirmar.

Atajo con diagonal

En el campo de respuesta escribe / para abrir el selector. Continúa escribiendo parte del título, utiliza las flechas arriba y abajo para elegir una opción y presiona Enter para cargarla. Después revisa y envía el mensaje.

Ejemplo: si existe una respuesta llamada Horarios sucursal, escribe /horarios para localizarla rápidamente.

Editar, desactivar o eliminar

Abre nuevamente el administrador con +. Desde la lista puedes editar una respuesta, cambiar su orden, sustituir el archivo o marcarla como inactiva. Utiliza Eliminar sólo cuando ya no la necesitarás; si deseas conservarla para después, desactívala.

Agregar, retirar y usar etiquetas

1. Abre la conversación.
2. En el encabezado presiona + Tag.
3. Marca las etiquetas que deseas conservar y desmarca las que ya no correspondan.
4. Presiona Guardar.

Las etiquetas ayudan a convertir el Inbox en una bandeja operativa. Por ejemplo:

• NUEVO: contacto que todavía no ha sido atendido.
• COTIZACIÓN ENVIADA: prospecto que espera seguimiento.
• PAGO PENDIENTE: cliente que debe completar una compra.
• RESUELTO: caso terminado.
• URGENTE: conversación que necesita prioridad.

Las etiquetas [AGENTE] Nombre tienen una función especial: asignan la conversación al agente indicado. El owner puede ver todo el Inbox; un agente ve las conversaciones relacionadas con su propia etiqueta de agente. Consulta Cómo crear agentes y asignarles conversaciones en MiSender.

Automatización detenida y reanudación

Un Flujo puede incluir el bloque Detener automatización. Cuando una conversación llega a ese bloque, MiSender evita que otros Flujos automáticos continúen actuando sobre ella y muestra en el encabezado del Inbox el aviso Automatización detenida.

Esto es útil cuando el bot termina su parte y un ser humano debe continuar, por ejemplo después de detectar una solicitud compleja, una queja, una cotización especial o la petición de hablar con un asesor.

Reanudar una sola conversación

1. Abre la conversación que muestra el aviso.
2. Presiona Reanudar en el encabezado.
3. Confirma el resultado mostrado por MiSender.

MiSender retira la marca interna de detención del contacto y de la conversación. A partir de ese momento, los mensajes nuevos vuelven a poder activar los Flujos que correspondan a sus disparadores.

Reanudar todas

El botón Reanudar Todas, ubicado sobre la lista de conversaciones, elimina el estado detenido de todas las conversaciones de la cuenta. MiSender solicita confirmación antes de hacerlo.

Para configurar el bloque que detiene la automatización consulta Cómo crear y administrar Flujos en MiSender.

Ejecutar un Flujo manual desde el Inbox

El botón Flujos muestra los subflujos activos disponibles para la cuenta. Esta función permite iniciar desde una conversación procesos preparados de antemano, como enviar instrucciones, colocar etiquetas, guardar datos o asignar un agente.

1. Selecciona una conversación.
2. Presiona Flujos.
3. Elige el subflujo que deseas ejecutar.
4. MiSender limpiará cualquier respuesta rápida o adjunto pendiente y escribirá una confirmación como Ejecutar flujo: Nombre.
5. Presiona Enviar para confirmar la ejecución.
6. Espera el aviso de que el subflujo fue ejecutado y revisa el historial.

Si editas el texto de confirmación, la selección se cancela para evitar ejecutar accidentalmente un Flujo distinto. Si no aparece ninguna opción, verifica que exista por lo menos un Flujo de tipo subflujo activo.

Trabajar con agentes desde el Inbox

El owner puede asignar una conversación mediante + Tag y una etiqueta [AGENTE]. Una vez asignada, aparecerá en el Inbox de esa persona. Para reasignarla, retira la etiqueta anterior y agrega la del nuevo responsable.

Para evitar respuestas duplicadas, utiliza un responsable principal por conversación. Las etiquetas normales pueden representar el departamento o estado; la etiqueta [AGENTE] debe representar quién la atiende.

Rutina recomendada para atender el Inbox

1. Abre Unread y atiende primero los mensajes pendientes.
2. Revisa las etiquetas URGENTE o de alta prioridad.
3. Lee el historial antes de responder; no dependas solamente de la vista previa.
4. Responde dentro de la ventana de 24 horas cuando sea posible.
5. Utiliza respuestas rápidas para información repetitiva, pero personaliza cuando sea necesario.
6. Actualiza la etiqueta de estado después de cada avance.
7. Asigna un agente si otra persona debe continuar.
8. Reanuda una automatización detenida solamente cuando el caso esté listo para volver al circuito automático.
9. Al final de la jornada vuelve a Unread para confirmar que no queden mensajes pendientes.

Problemas comunes

No encuentro una conversación

Borra el buscador, selecciona All y Todas las etiquetas. Si eres agente, confirma con el owner que la conversación tenga asignada tu etiqueta [AGENTE].

No puedo enviar un mensaje

Comprueba que seleccionaste una conversación, que la suscripción esté activa y que la ventana de 24 horas continúe abierta. Si terminó, utiliza una plantilla autorizada por Meta.

Una respuesta rápida no aparece

Abre su administrador y verifica que esté marcada como Activa. También puedes buscarla escribiendo / y parte de su título.

No aparecen Flujos manuales

Confirma que seleccionaste una conversación y que el subflujo se encuentre activo. El selector solamente muestra Flujos creados como subflujos activos.

El bot no responde

Revisa si el encabezado dice Automatización detenida. Si el caso ya puede volver al circuito automático, presiona Reanudar. También verifica que el Flujo esté activo y que el mensaje cumpla sus condiciones.

Buenas prácticas

• Usa nombres de etiquetas claros y evita duplicados con significados parecidos.
• Mantén pocas respuestas rápidas de alta calidad y ordénalas por frecuencia de uso.
• No envíes un archivo sin comprobar antes el contacto seleccionado.
• Lee los mensajes anteriores antes de ejecutar un subflujo.
• No uses Reanudar Todas como acción rutinaria.
• Asigna cada conversación a un responsable definido.
• Protege la experiencia del cliente: una respuesta rápida debe sonar clara y humana.