Cómo crear agentes y asignarles conversaciones en MiSender

Los agentes permiten que varias personas atiendan el WhatsApp de tu negocio desde MiSender sin compartir la contraseña del propietario. Cada integrante utiliza su propio correo y contraseña, y recibe únicamente las conversaciones que le fueron asignadas.

Qué es un agente en MiSender

Un agente es un usuario asociado con una cuenta MiSender. No representa otro número de WhatsApp y no necesita conectar Meta por separado. Todos los agentes de una cuenta trabajan con el mismo número conectado, pero cada uno inicia sesión con credenciales propias.

Esto permite saber quién tiene acceso, desactivar a una persona sin cambiar la contraseña del owner y distribuir las conversaciones entre ventas, soporte, cobranza u otras áreas.

Quién puede crear y administrar agentes

Solamente el usuario con rol owner puede crear, editar, activar, desactivar y eliminar agentes. Un agente puede consultar la lista de usuarios de la cuenta, pero no puede administrar otros agentes.

Crear un agente desde cero

1. Entra como owner

Inicia sesión en MiSender con la cuenta propietaria. En el menú inferior selecciona Configuración y después abre Agentes.

2. Presiona Nuevo agente

En Usuarios de la cuenta selecciona Nuevo agente. Se abrirá un formulario con nombre, correo, contraseña y estatus.

3. Escribe el nombre completo

Utiliza un nombre que el equipo pueda reconocer, por ejemplo Laura Ventas o Carlos Soporte. MiSender utilizará este nombre para identificar al agente y crear su etiqueta interna de asignación.

4. Asigna un correo

Captura un correo válido que no esté siendo utilizado por otro usuario de MiSender. Ese correo será el acceso personal del agente.

5. Crea una contraseña segura

La contraseña inicial debe tener por lo menos 8 caracteres e incluir:

• Al menos una letra mayúscula.
• Al menos una letra minúscula.
• Al menos un número.

Entrega las credenciales directamente al agente por un medio seguro. No reutilices la contraseña del owner.

6. Elige el estatus

• Activo: el agente puede iniciar sesión y trabajar.
• Inactivo: conserva el usuario, pero impide su acceso.

Para un integrante nuevo selecciona Activo. Si estás preparando la cuenta antes de su ingreso, puedes crearlo como Inactivo y activarlo cuando corresponda.

7. Guarda el agente

Presiona Guardar agente. MiSender crea el usuario y una etiqueta interna con el formato [AGENTE] Nombre del agente. Esa etiqueta es la que permite relacionar conversaciones con la persona responsable.

Qué puede hacer un agente

En la interfaz actual de MiSender, un agente puede acceder a las áreas operativas compartidas de su cuenta:

• Consultar el Dashboard.
• Trabajar con contactos y etiquetas.
• Consultar y operar plantillas.
• Crear y consultar campañas cuando la suscripción está activa.
• Consultar Automatizaciones simples.
• Abrir el Inbox y atender las conversaciones que tenga asignadas.
• Consultar el historial de mensajes de sus conversaciones.
• Responder con texto y adjuntos permitidos.
• Utilizar respuestas rápidas disponibles.
• Agregar o modificar etiquetas desde la conversación.

Qué conserva el owner

El owner mantiene las funciones administrativas y de configuración general:

• Crear, editar, activar, desactivar y eliminar agentes.
• Conectar o desconectar WhatsApp y administrar Meta.
• Administrar la cuenta, perfil, suscripción y facturación.
• Crear y editar Flujos.
• Administrar integraciones.
• Utilizar Google Sync y etiquetado inteligente.
• Crear y manejar el Centro de Cuentas.
• Ver todas las conversaciones y distribuirlas entre agentes.

El owner también puede responder conversaciones directamente. Tener agentes no elimina ni reduce su acceso.

Asignar una conversación manualmente

1. El owner abre Inbox.
2. Selecciona la conversación que desea repartir.
3. En el encabezado de la conversación presiona + Tag.
4. Selecciona la etiqueta [AGENTE] Nombre.
5. Presiona Guardar.

Después de guardar, la conversación aparecerá en el Inbox del agente asignado. Puedes utilizar otras etiquetas normales para conservar información como VENTAS, URGENTE o CLIENTE, pero la etiqueta [AGENTE] determina quién puede verla como agente.

Reasignar una conversación

Abre nuevamente + Tag, retira la etiqueta del agente anterior y selecciona la del nuevo responsable. La conversación dejará de aparecer al agente anterior y pasará al nuevo.

Si necesitas que más de una persona tenga visibilidad, puedes seleccionar más de una etiqueta de agente de forma manual, aunque operativamente sigue siendo recomendable definir a una sola persona responsable.

Asignar automáticamente desde un Flujo

El owner puede utilizar el bloque Asignar agente para repartir conversaciones según lo que escriba el cliente. Los agentes no necesitan abrir ni modificar el Flujo.

Caso de uso: separar Ventas y Soporte

1. Entra como owner y abre Flujos.
2. Crea un flujo llamado Distribución Ventas y Soporte.
3. Después de Inicio, agrega Detectar múltiples palabras.
4. Crea una opción con palabras como comprar, precio, cotización y ventas.
5. Crea otra opción con ayuda, problema, soporte y falla.
6. En la salida de Ventas agrega Agregar etiqueta y selecciona VENTAS.
7. Después agrega Asignar agente y selecciona a Laura Ventas.
8. En la salida de Soporte agrega la etiqueta SOPORTE y asigna a Carlos Soporte.
9. Agrega un mensaje breve: Gracias. Te hemos asignado con el equipo correspondiente y en breve continuaremos contigo.
10. Guarda el flujo y pruébalo desde otro teléfono.

Cuando el mensaje coincida con una ruta, MiSender coloca la etiqueta del agente en la conversación. En su siguiente actualización, el agente correspondiente podrá verla en su Inbox.

Para conocer todos los bloques y conexiones consulta Cómo crear y administrar Flujos en MiSender.

Cómo trabaja el agente después de recibirla

1. Inicia sesión con sus propias credenciales.
2. Abre Inbox.
3. Revisa las conversaciones asignadas y los indicadores de mensajes no leídos.
4. Abre una conversación y consulta el historial.
5. Responde dentro de la ventana de atención de Meta.
6. Utiliza respuestas rápidas o adjuntos cuando sea necesario.
7. Actualiza etiquetas para conservar el estado del prospecto.

La posibilidad de responder depende de que la suscripción de la cuenta esté activa y de las reglas de mensajería de Meta, incluida la ventana de 24 horas para respuestas libres.

Editar un agente

En Configuración → Agentes, el owner puede presionar Editar para cambiar nombre, correo o estatus. La contraseña solo cambia si se escribe una nueva; dejarla vacía conserva la actual.

Si cambias el nombre, MiSender también actualiza la etiqueta interna [AGENTE] para conservar una identificación coherente.

Desactivar o eliminar

Desactivar

Es la mejor opción para ausencias, vacaciones o bajas temporales. El usuario permanece registrado, pero no puede iniciar sesión. Antes de desactivarlo, reasigna sus conversaciones.

Eliminar

Elimina el usuario y su etiqueta interna de agente. Utilízalo solamente cuando el acceso ya no se necesitará. Reasigna primero todas sus conversaciones para que no queden sin responsable.

Buenas prácticas para el owner

• Crea una cuenta personal para cada integrante; nunca compartas usuarios.
• Usa nombres que incluyan el área cuando ayude a identificarlos.
• Desactiva inmediatamente accesos que ya no deben utilizarse.
• Revisa periódicamente el último acceso.
• Asigna conversaciones con una regla clara y un solo responsable.
• Prueba cada Flujo con mensajes reales antes de dejarlo operando.
• Mantén la suscripción activa para que el equipo pueda consultar y responder el Inbox.